Según lo dispuesto por la Ley Nº 27157 y su Reglamento, los edificios de departamentos, centros comerciales entre otras unidades inmobiliarias en el Perú, deben contar con un Reglamento Interno y constituir una Junta de Propietarios. Toda edificación debe contar con un Administrador General designado por la Junta de Propietarios para velar por el adecuado funcionamiento y conservación de los bienes y servicios comunes, pudiendo encomendarse la administración al presidente de la Junta, a cualquiera de los propietarios o alguna persona natural o jurídica contratada.
Situación Actual:
En algunos casos, cuando el número de viviendas o locales en un edificio es poco, la administración viene siendo encomendada a uno de los propietarios, mientras que cuando es mayor el número de viviendas, la Junta de Propietarios opta por contratar los servicios de una empresa externa para efectuar la administración, teniendo entre sus funciones efectuar la cobranza de cuotas mensuales, pagar o contratar servicios de mantenimiento y otros gastos, llevar la contabilidad, presentar informes de ingresos y gastos a los propietarios, entre otras labores.
Contabilidad y Control Interno ideal.
La contabilidad es el medio por el cual la Junta de Propietarios a través de los estados financieros debe conocer a determinada fecha cuál es su situación financiera y en base a ello tomar las decisiones más apropiadas y oportunas. El Control Interno es el proceso efectuado para proporcionar seguridad razonable de que las operaciones fueron realizadas de manera eficiente y eficaz, así como también para garantizar que la información financiera es confiable.
En este sentido, detallamos a continuación algunas sugerencias para el buen manejo de la Contabilidad y el Control Interno:
- Establecer un Sistema de Control Interno que permita salvaguardar los bienes y recursos adquiridos o aportados por los propietarios.
- Efectuar periódicamente acciones de supervisión, control o auditoría sobre las operaciones registradas en la contabilidad, a través de una persona o empresa no vinculada a la administración.
- Solicitar información financiera suficiente. El llevado de la Contabilidad no solo debe limitarse a la elaboración de un Flujo de Caja o un Estado de Ingresos y Gastos, sino que también debe comprender la elaboración de un Balance General y otros reportes financieros que permitirán la toma de decisiones respecto al uso de los recursos, así como también efectuar la evaluación de la gestión actual.
- Independizar la función contable de las demás labores administrativas. La gestión de la contabilidad podría ser encomendada a una persona o empresa distinta al administrador, a fin de brindar la confianza a los propietarios de que los Estados Financieros fueron elaborados de manera independiente y están ajenos a cualquier conflicto de interés.
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